Ces formulations sournoises à bannir dans vos mails professionnels

"Comme évoqué dans mon dernier mail", "Désolé(e) pour le double mail", "Merci de…". De nombreuses expressions passives-agressives se cachent dans vos e-mails. Celles-ci doivent être évitées, au risque d'entraîner de multiples frustrations et quiproquos.

Des tournures peu anodines

Si à l'oral, il est facile de rattraper une phrase, un mot - à l'écrit, les choses se compliquent.

Un e-mail un peu froid ou une expression peu flatteuse peut tout de suite virer au drame. C'est pourquoi les formulations passives-agressives - c'est-à-dire qui évitent une confrontation directe, et par cet évitement, deviennent aggressives - sont à bannir.

Alors, quelles formules éviter ? D'après une étude menée par Adobe, qui a décortiqué les e-mails professionnels d’un panel de 1000 salariés, certaines phrases sont tout particulièrement détestées :

• "N’étant pas certain que vous ayez vu mon dernier email" (25%) ;
• "Comme évoqué dans mon dernier mail" (13%) ;
• "Suite à notre échange" (11%) ;
• "Du nouveau à ce sujet ?" (11%) ;
• "Désolé(e) pour le double mail" (10%) ;
• "Merci de… " (9%).

Celles-ci peuvent être interprétées de différentes manières par le(s) destinataire(s), ce qui peut conduire à des malentendus et à une communication inefficace. Elles peuvent également empêcher d'atteindre l'objectif premier - soit la récolte d'une information.

Comment mieux formuler ses phrases ?

Pour prévenir les malentendus au travail, notre experte psychologue recommande de perfectionner sons "sens de la formulation". Autrement dit, en apprenant à reformuler ses phrases et tournures anxiogènes.

• "Comme je l'ai déjà mentionné... ". L'alternative de l'experte : "Pour rappel" ou "Comme précisé précédemment" qui restent plus polies tout en attirant l'attention sur des informations déjà communiquées.
• "Si vous aviez lu le document". L'alternative de l'experte : "Je tiens à souligner l'information suivante dans le document..." qui indique l'importance de l'information sans supposer un manque de vigilance de la part du destinataire.
• "Ce n'est pas ce que j'attendais, mais c'est OK". L'alternative de l'experte : "Merci pour votre travail. Pour la prochaine fois, j'aimerais voir plus de... ".
• "Comme vous le savez déjà…" L'alternative de l'experte : "Afin de s’assurer que nous sommes sur la même ligne…." qui clarifie sans supposer une négligence.

L'avantage, de ces bons réflexes ?